No permitas que lo "urgente" sobrepase a lo "importante"

Hace poco, nuestra consultoría tenía agendado empezar a hacer trabajo estratégico con un nuevo cliente. Pero, una noche antes de nuestra sesión, el cliente nos escribió pidiéndonos posponer la reunión hasta la siguiente semana. Había surgido algo de último minuto y le era imposible no atenderlo.

Pudimos acomodar su petición, pero le sugerimos que recorriéramos la reunión solamente unas horas, no días. Le advertimos que no permitiera que lo urgente sobrepasara a lo importante, un concepto que Stephen Covey popularizó con su Matriz de Administración del Tiempo (Time Management Matrix).

Ya habíamos escrito anteriormente sobre lo urgente contra lo importante relacionándolo a la toma de decisiones, pero quisimos retomar el tema porque afecta las prioridades y la administración del tiempo. La diferencia entre los dos conceptos es clave para mejorar la administración del tiempo y vital para hacer crecer un negocio.

Primero, necesitamos definir los dos conceptos. Algo “urgente” es una tarea que necesita atención inmediata, algo que demanda tu atención. Las tareas “importantes” son las que, una vez realizadas, le agregarán valor a tu organización. Éstas son las tareas que te hacen avanzar. Las tareas pueden ser una o la otra, o ninguna de las dos. Veamos cada una en detalle:

Ni urgente ni importante

Algunas tareas no son ni urgentes ni importantes. Son el tipo de cosas que te quitan tiempo pero no agregan valor a nuestras organizaciones ni a nuestra vida personal y nadie nos está rogando que las hagamos.

Sin embargo, la mayoría de nosotros pasamos por lo menos una parte del día en estas actividades que desperdician tu tiempo como navegando en redes sociales, leyendo artículos que no nos sirven para nada o jugando o en aplicaciones que nos distraen de otras actividades más valiosas.

Según Statista, los estadounidenses pasan alrededor de una hora al día jugando videojuegos, y Telegraph reporta que navegar en tus redes sociales te puede tomar hasta 2 horas de cada día. Obviamente, si pasas tu precioso tiempo en cosas que no son ni urgentes ni importantes, es momento de parar. Borra esa aplicación de tu teléfono. Reduce tu tiempo en redes sociales a unos minutos al día después de trabajar. De verdad creemos que no extrañarás esas distracciones.

Lo urgente

Las tareas “urgentes” son esas que ruegan tu atención, pero no necesariamente añaden valor. Llamadas, correos, mensajes, empleados que te hacen las mismas preguntas o reuniones que no producen resultados. Por lo general creemos que tenemos que solucionar estas cosas, despejar la agenda para continuar hacia algo más importante. Esta es justamente la estrategia equivocada. Siempre aborda primero las tareas importantes y llega a lo urgente, que no es importante, al final. Es fácil perder el tiempo en tareas que no son importantes.

Lo urgente e importante

Muchas tareas caen en la categoría de “urgente e importante”. Recuerda, éstas son las cosas que necesitan tu atención inmediata y que sí le agregan valor a tu compañía. Esto incluye problemas relacionados con tus clientes, quejas y asuntos financieros, bancarios y legales.

Muchas personas reconocen estas tareas como importantes y actúan de acuerdo a ello. Para asegurarte de que hagas tus tareas urgentes e importantes cada día, asegúrate de tener una lista de pendientes. Revisa los puntos en la lista y coloca una estrella en las 3 tareas más críticas. Realiza esas primero. Una vez que las completes, coloca estrellas junto a las siguientes 3 más importantes y realízalas. Si haces esto te asegurarás de enfocarte en las cosas que requieren tu atención y que son más importantes de terminar.

Lo importante

Esta categoría es la menos atendida en esta matriz de importante pero no urgente. Las tareas importantes incluyen el desarrollo de tus empleados o de ti mismo para mejorar tus habilidades, documentar y mejorar procesos y sistemas, desarrollar métricas, mejorar métodos de investigación, organizar y planear. Aunque todas estas acciones pueden mejorarte a ti y a tu compañía, no son urgentes.

Nadie te está pidiendo a gritos que documentes tus procesos. Sin embargo, si lo haces, tendrás una herramienta de entrenamiento para tus empleados y un camino hacia mejorar la calidad de lo que haces. Como decimos, el primer paso hacia mejorar la calidad es documentar el proceso. Ser más organizado le puede añadir horas productivas a tu semana y desarrollar métricas te puede alertar de problemas antes de que se salgan de control.

Las tareas “importantes” son críticas para el éxito de una compañía, pero son fáciles de posponer porque no hay urgencia de completarlas. Para asegurarte de no caer en esta trampa, asígnale una tarea importante a cada persona con una fecha de entrega.

Es muy fácil dejar que lo urgente sobrepase a lo importante. Sin embargo, si puedes priorizar tu tiempo y encargarte de esas tareas que son tanto urgentes como importantes y logras acomodar algo de tiempo y recursos para enfrentar esas cosas importantes, pero no urgentes, crearás una organización mucho más exitosa.

Fuente:

https://www.entrepreneur.com/article/309676